英文メール、本文の導入と最後はどう書く？例文で覚えよう。

メールは今や、コミュニケーション手段として欠かせないものです。

親しい人とのやり取りだけでなく、会ったことのない相手に送ることも多いですよね。

日本語にせよ英語にせよ、メールの文面で第一印象が決まってしまうので、書き方には注意したいものです。

 

前回の記事では、英語のメールを書く時の基本中の基本、書き出しの挨拶と結びの言葉の書き方をまとめました。

 

では、肝心の本文を書き始める時、いったいどんな文章から始めたらいい？

あるいは、メールを終わらせる時、最後の文はどんなふうにしたらいい？

次に悩むのは、そんなところ。

というわけで今回は、英文メールの「導入」と「最後の部分」について、覚えておくと便利なフレーズを、例文とともにまとめていきたいと思います！

 

メールの導入、どう書き始める？

さて、最初の Dear … は書けたものの、どんなふうに本文を切り出したらよいか、が結構悩みますよね。

特に初めての相手に出す場合。

ビジネスや社会的なやりとりの場では、見知らぬ相手にお知らせを送ったり、企業や団体に問い合わせをする場面も多くあります。

知らない相手からメールを受け取ると、「迷惑メール？」なんて警戒する人もいるのでは？

相手の立場に立てば、できるだけ本文の冒頭に、メールの目的がはっきりと書いてある方が、安心して続きを読めるのではないか、と思います。

 

メールの始め方としては、いろんなパターンがありますが、まず最初に一言、「～のためにメールしました。」と書くと、目的が明確になり、メールを受け取った相手にとっても用件が想像しやすいでしょう。

では、「～のためにメールしました」と書くには？

もちろん、色んな表現があると思いますが、まずは以下のような書き方を知っておくと役に立ちます。

 

 

例文）

 

そしてその後に、必要ならば詳細を述べます。

また、特にメールの場合は、“I am emailing …”　「（～のために）メールします」と書きますが、手紙・文書の場合は “I am writing …”　「（～のために）手紙を書いています」のように書きます。メールでもそう書く人もいるでしょう。

 

この書き方には、「野暮ったい」「あまりにも平凡すぎ」というような意見もあるようですが（笑）、英語のメールを書き慣れていない段階で、わかりやすくメールを書く、という意味では、覚えておいて損はないフレーズだと思います。フォーマルに使えます。特に、企業への問い合わせや、逆に顧客に対する連絡などに、使いやすい表現です。

 

また、まったく相手がこちらのことを知らない場合、以下のように自己紹介を兼ねて切り出すのも、礼儀正しい書き方ですね。

例文）

 

 

英文メールの最後はどう終わらせる？

本文を書いた後に、日本ならば「よろしくお願いします。」などといった言葉をつけて終わると思います。英語のメールでは、どんなフレーズで終わらせたらよいでしょうか？

もちろん、色んなパターンが考えられ、正解と言うものはないのですが、わりとよく使われるものを例文で紹介します。

◆相手に援助や対応を依頼した場合、最後を感謝で締めくくる

 

◆相手からの返事や次回のコンタクトにつなげて締めくくる

 

◆相手にお願いをして終わる

 

◆相手のコンタクトをうながす

細かいところは、状況に応じてアレンジしてください。

他にも色んな終わり方があると思います。が、これらを定型として覚えておくと、書き終わりをアレコレ悩まずに済みます。

ビジネス英文メールを書く時の注意点

英文のレターには、ザックリ言って フォーマル（Formal） とインフォーマル（Informal）の２種類があります。

Formal とは、いわゆる「きちんとした手紙」で、知らない人や地位のある人などに書く手紙です。初めての相手とのビジネスメールや、政府や学校などの公的機関への問い合わせなども、これに含まれます。

一方、Informal なレターとは、友達やよく知る人などに宛てて書いたもの。親しみを込めた文面がふさわしいものです。

 

特に大人の場合は、Formal なレターが書けることは、英語でのコミュニケーションスキルとして、とても大切です。海外での就職活動などでは、企業の採用担当者にメールを送ることも多いと思いますが、きちんとしたフォーマルレターが書けないと、相手にされないかも……。

 

フォーマルレターを書く時の大きなルールとして、「略語を使わない」というものがあります。

たとえば、

I’m（×） →　I am（○）

I’d like to（×） → I would like to（○）

did’n （×）→　did not（○）

のように書かなければいけません。

また、ASAP（as soon as possible の略）のような略語も使わないのがルールです。（一般的にSMS上や同僚とのやりとりに使われるような略語のこと）

これは覚えておくとよいでしょう。

 

BRITISH COUNCIL Learner English Teen というサイトに、フォーマルなメールの書き方が載っているページがあります。

A more formal email | BRITISH COUNCIL Learner English Teen

フォーマルレターの形式、ポイント、注意点、例などわかりやすくコンパクトにまとまっています。フォーマルなメールを書いたことがない、という初心者の方には、よいテキストだと思うので、紹介しておきますね。

 

まとめ

英文に限らず、メールって意外と難しいものですよね。その割に、日常生活でとってもよく使うツールです。

しかも、それを英語で書くとなったら、すごく難易度が高く感じます。

私自身も、英語でメールを書く時はいまだに時間がかかってしまいますが、英語が達者でないなりに自分で気をつけているポイントは、「とにかく伝えるべきことを明確に伝える」ということです。

ネイティブの英語感覚がわからないから、うまい比喩やなめらかな表現はできないけど、だからこそ誤解されないよう、誰もが使う言葉で、手短にしかも必要なことをもれなく、盛り込む。これに集中することを心がけています。

おかげで、（あくまで今のところ、ですが）特にトラブルや勘違いなどに合ったことはありません……。

 

後、英文メールを書く上で特に大切なことは、Formal と Informal の使い分けです。メールを送る相手や内容、シチュエーションに応じて、どちらのタイプで書くべきか？を考えること。そして、書き出しから結び（Dear… ～ Yours sincerely）まで、Formal/Informal に合った適切な言葉を使って書く、ということが大切です。

 

日本語の敬語とはまた異なりますが、英語にも英語の「社会人として礼儀正しい言葉づかい」というものはあります。ただ、その区切りが、日本の「丁寧な言葉を使うべき」場面とは微妙に違うんですね。前回の記事にも書きましたが、相手とどんな距離感でやりとりするか、というのは、その文化それぞれのマナーがあります。それを学ぶのも、「英語を学ぶ」ことの一部だなー、と感じます。

 

今回は、特にフォーマルなメールで使える書き方について紹介しましたが、海外の友達やお世話になった人などに、親しみを込めたメールの書き方もあります。そちらもいずれ紹介したいと思いますが、ネット上にも色々と例がありますので、検索してみてください。